CÁCH LÀM VIỆC VỚI CƠ QUAN THUẾ KHI DOANH NGHIỆP BỊ KIỂM TRA

Quyết toán thuế được coi là công việc không thể tránh khỏi tại doanh nghiệp và đôi khi kế toán không chuẩn bị tốt có thể sẽ không bảo vệ lợi ích của doanh nghiệp được. Một năm căng thẳng của ngành thuế cũng là một năm căng thẳng với doanh nghiệp. Đây là những “bí quyết cơ bản” mà công ty TNHH Hùng Kim Hoa & Kế toán Bình Dương xin chia sẻ với những người phải làm việc với cơ quan thuế trong doanh nghiệp.

A. CHUẨN BỊ

        1.CHUẨN BỊ VỀ TINH THẦN

Các bạn kế toán không nên căng thẳng, cứ xem việc này là bình thường như việc mình học xong thì đi thi để đánh giá kết quả công việc của mình vậy, thông báo cho giám đốc lịch làm việc và chuẩn bị văn phòng tiếp đoàn thanh tra là ổn.

        2.SẮP XẾP BÁO CÁO ĐÃ NỘP CHO CƠ QUAN THUẾ

Đi kèm theo chứng từ của năm nào là báo cáo của năm đó. Một số báo cáo thường kỳ là: Tờ khai kê thuế GTGT hàng tháng, Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn, Xuất Nhập Khẩu, Môn Bài, Tiêu thụ đặc Biệt, báo cáo thuế thu nhập doanh nghiệp tạm tính hàng quý.

Báo cáo tài chính, quyết toán thuế TNDN, TNCN, hoàn thuế kèm theo của từng năm.

        3.CHUẨN BỊ SỔ SÁCH ĐÃ IN HÀNG NĂM

Sổ nhật ký chung – Sổ nhật ký bán hàng – Sổ nhật ký mua hàng – Sổ nhật ký chi tiền – Số nhật ký thu tiền – Sổ chi tiết công nợ phải thu cho tất cả các khách hàng – Sổ chi tiết công nợ phải trả cho tất cả các nhà cung cấp – Biên bản xác nhận công nợ của từng đối tượng (nếu có) cuối năm. – Sổ quỹ tiền mặt và sổ chi tiết ngân hàng. – Sổ cái các tài khoản: 131 , 331, 111, 112, 152, 153, 154, 155, 211, 214,…621, 622, 627, 641, 642,…Tùy theo doanh nghiệp sử dụng quyết định 48 hoặc 15. – Sổ tổng hợp về tình hình tăng giảm tài sản cố định – Sổ tổng hợp về tình hình tăng giảm công cụ dụng cụ – Sổ khấu hao tài sản cố định – Sổ khấu hao công cụ dụng cụ – Thẻ kho/ sổ chi tiết vật tư – Bảng tổng hợp nhập xuất tồn từng kho – Toàn bộ chứng từ đã nhập đều phải in ra ký (đầy đủ chữ ký).

Lưu ý: Số thứ tự các phiếu phải được đánh và sắp xếp tuần tự.

        4. SẮP XẾP CÁC HỢP ĐỒNG KINH TẾ

Sắp xếp đầy đủ theo tuần tự từng hợp đồng đầu vào/ đầu ra: Kiểm tra các biên bản, giấy tờ của từng hợp đồng nếu có: hợp đồng, biên bản nghiệm thu, thanh lý hợp đồng

Hợp đồng lao động và hệ thống thang bảng lương: hợp đồng lao động, bảng lương, phải có chữ ký đầy đủ – Các quyết định bổ nhiệm, điều chuyển công tác, tăng lương.

        5. HỒ SƠ PHÁP LÝ

Chuẩn bị đầy đủ cả gốc và photo công chứng (xác thực). – Các công văn đến/đi liên quan đến cơ quan thuế

        6. KIỂM TRA CHI TIẾT KHÁC

Kiểm tra tra đối chiếu giữa sổ chi tiết với sổ tổng hợp tài khoản (sổ cái) Kiểm tra đối chiếu các nghiệp vụ kinh tế phát sinh so với sổ định khoản: hóa đơn đầu ra – vào và sổ kế toán Kiểm tra đối chiếu công nợ khách hàng Kiểm tra các khoản phải trả Kiểm tra dữ liệu nhập và khai báo thuế giữa hóa đơn đầu vào – ra với bảng kê khai thuế Đầu vào và đầu ra có cân đối Kiểm tra ký tá có đầy đủ Kiểm tra lại xem định khoản các khoản phải thu và phải trả định khoản có đúng Kiểm tra lại bảng lương xem ký có đầy đủ, số liệu trên sổ cái 334 và bảng lương có khớp: Đối với nhân viên phải có hồ sơ đầy đủ.

        7. CHỚ LƠ LÀ CHUYỆN NHỎ

– Doanh nghiệp cần lưu ý các chi tiết nhỏ nhặt nhưng rất dễ gặp tai nạn với cơ quan thuế, ví dụ như tính xác định trị giá hải quan. Cơ quan thuế nhiều trường hợp tính thêm các khoản khác vào khoản gốc, ví dụ tiền bản quyền phải trả cho cơ quan thuế rất có thể được cộng vào giá thuế nhập khẩu khi nhập khẩu hàng hóa. Hay như mức tiêu hao nguyên vật liệu, nhiều trường hợp số đăng ký với hải quan, số báo với cơ quan thuế và số thực tế chênh lệch sẽ bị cơ quan thuế kiểm tra thêm và bị phạt. Hay nếu doanh nghiệp có ưu đãi thuế thì phần đăng ký hoặc điều chỉnh giấy phép đầu tư có ảnh hưởng đến phần nhập khẩu tính thuế phải hết sức cẩn thận.

Với hải quan, ví dụ mã hàng chỉ khác nhau một chút cũng sẽ bị kiểm tra sau thông quan và mức thuế bị điều chỉnh từ 0,1% lên tới cả chục phần trăm là có thật. Hay theo quy định nếu doanh nghiệp đã góp đủ vốn điều lệ trong quá trình hoạt động mà có đầu tư vào công ty khác thì khoản lãi tiền vay được khấu trừ chi phí tính thuế. Song, vấn đề thế nào là khoản đầu tư vào doanh nghiệp khác, nếu mua trái phiếu hay trái phiếu chuyển đổi có được trừ không thì văn bản của ngành thuế lại quy định chưa rõ, nên doanh nghiệp khi đụng tới phần này phải hỏi rõ cơ quan thuế từng trường hợp.

– Về hóa đơn, các quy định về hóa đơn thuế giá trị gia tăng và hóa đơn bán lẻ có những quy định nhỏ nhưng rất dễ “chết người” ví dụ nhiều người vẫn viết tắt “quận” là Q., TP có nghĩa là “thành phố” nhưng viết tắt trong hóa đơn phải viết đúng theo giấy đăng ký kinh doanh của doanh nghiệp mới được chấp nhận, hay hóa đơn không in bằng máy tính bên dưới phần kê khai còn trống thì phải dùng bút gạch chéo. Quy định này khiến doanh nghiệp khá mệt vì nếu một ngày doanh nghiệp bán lẻ xuất 1.000 hóa đơn thì có khi phải thuê riêng một người chỉ để… gạch chéo.

B. THỰC HIỆN

        1.NỘI DUNG CÔNG VIỆC SẼ THỰC HIỆN

Kiểm tra sự phù hợp của các chứng từ kế toán; 2. Kiểm tra việc định khoản, hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh; 3. Kiểm tra việc lập và kê khai báo cáo thuế VAT hàng tháng; 4. Kiểm tra lập báo cáo quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp; 5. Kiểm tra hồ sơ quyết toán thuế thu nhập cá nhân; 6. Kiểm tra việc lập báo cáo tài chính theo quy định; 7. Điều chinh các sai sót, chưa phù hợp với quy định của pháp luật; 8. Thiết lập lại số sách kế toán, báo cáo thuế theo đúng quy định của các luật thuế; 9. Thực hiện điều chỉnh các báo cáo thuế khi có sai lệch; 10. Làm việc và giải trình với cơ quan thuế.

        2.KIỂM TRA SỔ SÁCH KẾ TOÁN

Nhật ký chung: rà soát lại các định khoản kế toán xem đã định khoản đối ứng Nợ – Có đúng chưa, kiểm tra xem số tiền kết chuyển vào cuối mỗi tháng đã đúng chưa, tổng phát sinh ở Nhật Ký chung = Tổng phát sinh Ở Bảng Cân đối Tài Khoản

Bảng cân đối tài khoản: Tổng Số Dư Nợ đầu kỳ = Tổng số Dư Có đầu kỳ = Số dư cuối kỳ trước kết chuyển sang, Tổng Phát sinh Nợ trong kỳ = Tổng Phát sinh Có trong kỳ = Tổng phát sinh ở Nhật Ký Chung trong kỳ, Tổng Số dư Nợ cuối kỳ = Tổng số dư Có cuối kỳ; Nguyên tắc Tổng Phát Sinh Bên Nợ = Tổng Phát Sinh Bên Có

        3.NỘI DUNG CƠ QUAN THUẾ KIỂM TRA